Sezon wigilii firmowych - jak mały hotel obsłuży kilka firm jednego wieczoru

Pierwsze zapytania o wigilię firmową w grudniu potrafią trafić do małego hotelu jeszcze pod koniec sierpnia - zanim ktokolwiek zdążył zdjąć letnie banery znad wjazdu. To nie pomyłka w kalendarzu ani nadgorliwość jednej firmy. Hotele przyjmujące pierwsze zapytania o wigilie firmowe już od października to nie wyjątek, tylko norma tego sezonu - kto chce mieć wybór dobrej sali i dogodnego terminu, dzwoni na kilka miesięcy przed grudniem, nie na dwa tygodnie.

Kiedy naprawdę zaczyna się ten sezon

Poradniki branżowe i strony hotelowe zgodnie powtarzają tę samą radę: rezerwację warto zrobić już we wrześniu lub październiku, a duże i popularne sale bankietowe potrafią być zarezerwowane nawet z dwu-, trzymiesięcznym wyprzedzeniem. W listopadzie w obleganych obiektach zostają zwykle wyłącznie terminy w środku tygodnia - piątki i soboty w grudniu znikają z kalendarza najpierw. Najczęściej wybieranym oknem jest okres 18-22 grudnia, tuż przed samymi świętami, kiedy firmy nie kolidują jeszcze z prywatnymi planami pracowników na Wigilię 24 grudnia.

Skala tego zjawiska nie jest marginalna. Z badania Pracuj.pl wynika, że tylko 32% pracowników deklaruje, że ich firma nie organizuje żadnej wigilii - a spośród tych, którzy biorą udział w firmowym spotkaniu, aż 30% wskazuje restaurację lub inny wynajęty lokal jako miejsce wydarzenia, wobec 19% wskazujących siedzibę firmy. Innymi słowy: znacząca część polskich firm w ogóle nie organizuje wigilii u siebie, tylko wynosi ją na zewnątrz - a hotele i restauracje są naturalnym adresem tych spotkań.

To nie jedna duża grupa - to kilka firm jednego wieczoru

Warto odróżnić ten sezon od wrześniowego szczytu konferencyjnego, o którym pisaliśmy wcześniej. Konferencja to zwykle jedna firma, jedna agenda rozpisana na cały dzień lub kilka dni, z dużym marginesem na dopięcie szczegółów przed przyjazdem grupy. Sezon wigilii firmowych działa zupełnie inaczej - to kilka zupełnie niezależnych firm, które wybrały ten sam hotel na ten sam wieczór, bo akurat wtedy miały wolny termin w kalendarzu.

W praktyce wygląda to tak: o 18:00 w sali bankietowej firma A zaczyna oficjalną kolację z przemówieniem prezesa i kilkunastoma osobami w garniturach. O 19:30 w sąsiedniej sali firma B startuje z integracją, konkursami i głośniejszą muzyką - dwadzieścia parę osób, mniej formalnie, dłużej. Obie grupy mijają się w tym samym holu, korzystają z tej samej szatni i tej samej recepcji, do której w tym samym momencie trafiają pytania od gości obu firm naraz - "gdzie jest nasza sala", "gdzie zostawić płaszcz", "czy da się zamówić taksówkę".

Gdzie to się faktycznie sypie

Problemy, które pojawiają się przy obsłudze kilku grup firmowych jednego wieczoru, rzadko są duże i widowiskowe - to raczej seria drobnych tarć, które osobno nic nie znaczą, a razem potrafią zepsuć wieczór wszystkim naraz.

• Szatnia jako wąskie gardło. Kiedy dwie grupy przyjeżdżają w tym samym dwudziestominutowym oknie, jedna szatniarka i jeden wieszak na trzydzieści płaszczy naraz to gotowa kolejka - a przy odbiorze łatwo o pomylone kurtki, jeśli nic nie oddziela jednej grupy od drugiej.
• Parking bez przypisania. Mały hotel rzadko ma tyle miejsc, ile potrzeba na dwie imprezy naraz - bez wcześniejszego ustalenia, ile aut przypada na którą firmę, goście krążą po podjeździe, a personel gasi to na bieżąco zamiast witać kolejnych przyjezdnych.
• Różne godziny startu i końca. Firma A kończy o 22:00, firma B chce bawić się do 2:00 - kuchnia, obsługa kelnerska i sprzątanie muszą działać na dwóch różnych zegarach jednocześnie, w tym samym budynku.
• Transport dla gości niezostających na nocleg. Duża część uczestników wigilii firmowej przyjeżdża tylko na wieczór, nie na nocleg - a po alkoholu i kilku godzinach zabawy potrzebuje bezpiecznego powrotu do domu. Organizatorzy eventów firmowych coraz częściej traktują zorganizowany transport powrotny jako standardowy element budżetu, nie dodatek - a jeśli hotel nie ma przygotowanego kontaktu do taksówek czy busa z wyprzedzeniem, cała recepcja zajmuje się tym samym telefonem w tym samym momencie, dla dwóch grup naraz.
• Załoga, która dopiero co się wdrożyła. Grudzień przypada kilka miesięcy po tym, jak sezonowi pracownicy odeszli po wakacjach - część zespołu, który obsługuje pierwszą w swojej karierze wigilię firmową w tym hotelu, uczy się rozkładu sal i procedur w trakcie najbardziej wymagającego tygodnia w roku, nie przed nim.

Co realnie pomaga to ogarnąć

Nie da się wyeliminować tego, że kilka firm wybierze ten sam wieczór - to efekt tego, jak wygląda sezon rezerwacyjny, nie błąd w planowaniu. Da się za to ograniczyć liczbę rzeczy, które muszą zostać ustalone na żywo, w środku wieczoru, kiedy hotel obsługuje dwie różne imprezy jednocześnie.

• Świadome rozkładanie godzin startu przy przyjmowaniu rezerwacji. Jeśli to możliwe, warto unikać ustawiania dwóch dużych grup na dokładnie tę samą godzinę - piętnaście, dwadzieścia minut przesunięcia rozkłada napływ gości do szatni i na parking, zamiast go kumulować.
• Jasny podział przestrzeni zakomunikowany od progu. Skoro pytanie "gdzie jest nasza sala" pojawia się od każdej grupy z osobna, warto rozwiązać je zanim padnie - tabliczka przy wejściu z nazwą firmy i kierunkiem, zamiast polegania na tym, że recepcja zdąży odpowiedzieć każdemu z osobna, o czym pisaliśmy przy okazji czasu, jaki recepcja traci na powtarzalne pytania.
• Ustalona wcześniej procedura szatni i parkingu per grupa. Jeden wieszak i jeden pas na wjeździe przypisane konkretnej firmie ograniczają ryzyko pomyłek dużo skuteczniej niż tłumaczenie tego na bieżąco.
• Kontakt do transportu przygotowany zawczasu, nie szukany w środku wieczoru. Numer do sprawdzonej korporacji taxi czy firmy busowej, ustalony przed 18 grudnia, a nie wygooglowany o 23:00 przy zapracowanej recepcji.
• Informacja niezależna od tego, kto akurat jest na zmianie. Przy zespole, który dopiero uczy się hotelu po wakacyjnej rotacji, warto, żeby podstawowe ustalenia - godziny, sale, kontakty - nie mieszkały wyłącznie w głowie osoby, która akurat przyjmowała rezerwację.

Gdzie w tym pasuje StayAgenda

Hotele korzystające ze StayAgendy mogą już dziś wygenerować osobny kod QR dla konkretnego wydarzenia - mechanizm ten sam, którego używa się przy weselach i konferencjach, a w panelu administracyjnym wprost podpowiadany jest też jako "Impreza firmowa". Taki kod pokazuje wyłącznie danej grupie osobną zakładkę z godziną startu, lokalizacją sali i informacjami organizacyjnymi - goście firmy A skanujący kod przy wejściu na swoją salę nie widzą i nie mylą tego z tym, co dzieje się piętro niżej u firmy B. Zwykłe kody pokojowe hotelu działają bez zmian, a po wieczorze wystarczy po prostu wyrzucić wydrukowaną kartkę z kodem - bez ryzyka, że informacja o jednej imprezie firmowej zostanie w obiegu przy kolejnej.

Podsumowanie

Sezon wigilii firmowych zaczyna się dla hotelu dużo wcześniej, niż sugeruje sama nazwa - pierwsze telefony i maile potrafią przyjść już w październiku, a najlepsze terminy w grudniu znikają z kalendarza jeszcze szybciej. Prawdziwe wyzwanie tego sezonu nie leży jednak w samej liczbie rezerwacji, tylko w tym, że różne, niepowiązane ze sobą firmy trafiają na ten sam wieczór - z różnymi godzinami, różnym poziomem formalności i wspólną szatnią, parkingiem i recepcją. Hotel, który rozdzieli te grupy zawczasu - w kalendarzu rezerwacji, w komunikacji przy wejściu i w informacji, którą gość może sprawdzić sam - wchodzi w grudzień z dużo mniejszą liczbą rzeczy do gaszenia na żywo.