Pierwsze kroki z StayAgenda – funkcjonalności i jak zacząć używać

StayAgenda to cyfrowa tablica informacyjna dla gości hotelowych. Gość skanuje kod QR - przy recepcji, w pokoju, przy basenie - i od razu widzi menu na dziś, godziny posiłków, plan animacji i inne informacje o hotelu, bez pytania nikogo o nic. Ty zarządzasz wszystkim z jednego, prostego panelu.

Ten przewodnik pokazuje krok po kroku, jak wygląda cała funkcjonalność i jak zacząć.

Jak to działa - dwie strony jednej monety

StayAgenda działa na dwóch adresach:

• stayagenda.app/nazwa-twojego-hotelu - to widzi gość. Otwiera się po zeskanowaniu kodu QR, nie wymaga logowania ani instalowania czegokolwiek.
• stayagenda.app/admin - Twój panel zarządzania. Tu wpisujesz menu, godziny, animacje i wszystko inne. Wymaga zalogowania.

Logowanie i pierwsze ustawienia

1. Wejdź na stayagenda.app/admin.
2. Zaloguj się danymi otrzymanymi od nas mailowo.
3. Zmień hasło - zrobisz to w zakładce Konto.
4. Jeśli zarządzasz kilkoma pracownikami recepcji, dodaj im osobne konta dostępowe w tej samej zakładce (limit zależy od planu).

Zakładka Ogólne

To tutaj ustawiasz, jak wygląda i nazywa się Twoja strona dla gości - ale to też miejsce, gdzie dopasowujesz cały produkt do tego, jak faktycznie działa Twój obiekt, zamiast dostosowywać się do sztywnego szablonu.

Nie jesteś hotelem wypoczynkowym? Zmień nazewnictwo pod siebie

Domyślnie StayAgenda mówi o "Atrakcjach" i zakłada gościa na wakacjach. Ale jeśli prowadzisz obiekt konferencyjny, nazwa zakładki, nagłówek sekcji i wszystko co gość widzi da się przemianować - "Atrakcje" stają się "Konferencją", "Odkryj atrakcje" zamienia się w cokolwiek pasuje do Twojego biznesu. To samo narzędzie działa więc identycznie dobrze dla hotelu nad morzem, jak i dla centrum konferencyjnego pod Warszawą - nie musisz zgadzać się na cudzy pomysł na to, czym jest Twój hotel.

Marka, nie szablon

Nazwa hotelu widoczna jest w nagłówku strony gościa. Od planu Pro w górę ustawiasz własny kolor marki, kolor tekstu w nagłówku oraz logo - strona wygląda jak Twoja, nie jak generyczna aplikacja trzeciej firmy. Możesz też wpisać własny, poprawnie odmieniony napis powitalny (np. "Witamy w Hotelu Riviera") zamiast polegać na automatycznej odmianie nazwy, która czasem brzmi nienaturalnie.

Kody QR - wiedz, gdzie faktycznie rodzą się pytania gości

Główny kod prowadzący do strony gościa jest gotowy do pobrania i wydrukowania. Ale w planie Enterprise możesz wygenerować osobne kody dla różnych miejsc w hotelu - recepcja, basen, restauracja - każdy zlicza się osobno w statystykach. To rozwiązuje konkretny problem: bez tego nie wiesz, czy gość w ogóle zagląda na stronę, ani skąd. Z podziałem na lokalizacje widzisz np. że najwięcej skanów pochodzi z basenu, nie z pokoju - czyli tam realnie rodzą się pytania, a nie tam, gdzie intuicyjnie byś się tego spodziewał.

Języki - obsłuż gościa, który normalnie zostałby bez odpowiedzi

Ustawiasz język główny - ten, który gość widzi jako pierwszy po zeskanowaniu kodu, dowolny, niekoniecznie polski - a poniżej dodajesz dowolną liczbę dodatkowych języków (Enterprise). To rozwiązuje sytuację, w której recepcja nie mówi po arabsku czy wietnamsku, a gość i tak potrzebuje wiedzieć, o której jest śniadanie - bez tej funkcji ta rozmowa po prostu by się nie odbyła.

Automatyczne tłumaczenie AI (Premium i Enterprise)

Problem, który to rozwiązuje: gość z zagranicy pyta o coś prostego, ale bariera językowa zamienia piętnastosekundową odpowiedź w kilkuminutową próbę porozumienia się na migi. Zamiast ręcznie wpisywać każdą wersję językową, jednym kliknięciem tłumaczysz całą treść (menu, FAQ, ogłoszenie, SPA, kontakty, animacje) z polskiego na pozostałe języki, a wynik możesz później swobodnie poprawić ręcznie. W planie Premium - na stałe angielski i niemiecki. W planie Enterprise - na dowolny dodany język, łącznie z rzadszymi (arabski, wietnamski, koreański), które ręcznie tłumaczyłbyś tygodniami.

Ogłoszenie i pogoda

Ogłoszenie dnia to wyróżniony komunikat na górze strony gościa - rozwiązuje problem jednorazowych, pilnych informacji (remont basenu, zmiana godzin recepcji, fala upałów zmieniająca plan dnia), które nie zasługują na stałą sekcję, ale muszą dotrzeć do każdego gościa od razu. Od planu Pro dochodzi też aktualna prognoza pogody, wyszukana po dokładnej lokalizacji hotelu na mapie - gość planuje dzień bez otwierania osobnej aplikacji.

Zakładka Menu

Tu wpisujesz co jedzą Twoi goście - ale sposób, w jaki to robisz, dopasowuje się do modelu Twojego hotelu, nie odwrotnie.

Tryb „All inclusive"

Menu przypisane do konkretnych dat w kalendarzu - możesz mieć inne dania w ten poniedziałek niż w kolejny, bez ryzyka że gość zobaczy nieaktualną kartę sprzed tygodnia. Funkcja „Skopiuj z dnia" rozwiązuje żmudną, powtarzalną pracę - powielasz menu z jednego z ostatnich 14 dni zamiast wpisywać wszystko od nowa za każdym razem, gdy powtarza się ten sam tydzień.

Tryb „Restauracja (ceny)"

Dla hoteli z osobną, płatną restauracją à la carte - jedno stałe menu, bez kalendarza, z własnymi kategoriami które sam nazywasz (np. „Pizza", „Dania główne", „Napoje"). Masz jednocześnie bufet dla gości all inclusive i płatną restaurację dla reszty? Włączasz przełącznik „Pokaż oba gościom" i StayAgenda sama pokazuje właściwe menu we właściwym miejscu, zamiast zmuszać Cię do wyboru jednego modelu.

Opis dania - mniej pytań o składniki

Przy każdym daniu możesz dodać krótki opis (np. składniki, informacja o sposobie przygotowania) - rozwiązuje to pytania alergików i wybrednych gości, zanim jeszcze padną. Opis jest domyślnie zwinięty, więc lista dań zostaje czytelna i krótka, a szczegóły pojawiają się dopiero po dotknięciu konkretnej pozycji.

Prowadzisz gastronomię inaczej niż typowy hotel?

Jeśli serwujesz tylko śniadania, a na obiad i kolację odsyłasz gości do zaprzyjaźnionej restauracji w mieście - nie musisz zmyślać menu, którego nie masz. Zostaw godziny pozostałych posiłków puste (znikają z widoku gościa), a w opisie sekcji Jedzenie wpisz rekomendację z adresem i numerem telefonu. Gość dostaje jasną, uczciwą informację zamiast pustej, mylącej zakładki.

Zakładka Wydarzenia

Tu wpisujesz stałe animacje i wydarzenia w hotelu - pokazują się gościom codziennie takie same, niezależnie od dnia tygodnia. Każde wydarzenie może mieć opcjonalną datę (jednorazowe) albo zostać bez daty (powtarzalne, pokazuje się zawsze) - StayAgenda sama rozpoznaje, kiedy pokazać je jako "dzieje się teraz" na osi czasu.

Nie masz własnych atrakcji? Pokaż to, co jest w okolicy

To rozwiązuje konkretny, częsty problem: mały hotel bez własnej animacji czy wycieczek, ale otoczony rzeczami wartymi zobaczenia. W osobnej sekcji "Atrakcje poza obiektem" wpisujesz lokalne wycieczki, plażę, restauracje czy jednorazowe wydarzenia w mieście - z opcjonalną godziną i datą. Gość widzi to naturalnie wplecione w swój plan dnia, nie jako osobną, oderwaną listę linków.

Zakładka Konferencje

Osobna zakładka w panelu, oddzielona od zwykłych Wydarzeń - nie trzeba już niczego przemianowywać. Każda konferencja ma swój dedykowany kod QR, generowany automatycznie - uczestnicy widzą agendę dopiero po zeskanowaniu tego konkretnego kodu, nie zwykłego kodu hotelowego z pokoju.

Agenda składa się z punktów: godzina (wymagana), temat wystąpienia (wymagany), prelegent i sala (opcjonalnie), plus rozwijany opis widoczny po kliknięciu w dany punkt. Wszystko sortuje się automatycznie po godzinie - nie trzeba ręcznie pilnować kolejności przy każdej zmianie planu.

Na stronie "Dzisiaj" pojawia się przełącznik "Twój plan / [nazwa konferencji]", jeśli hotel ma jednocześnie własny plan dnia i uczestnik odblokował konferencję. Jeśli hotel nie ma nic zaplanowanego poza konferencją, agenda pokazuje się od razu, bez zbędnego przełącznika.

Zakładka Ślub / Impreza

Dla hoteli obsługujących wesela i imprezy okolicznościowe - osobna zakładka z możliwością dodania wielu wydarzeń naraz. Każdy wpis to: nazwa, zakres dat i godzin (godzina opcjonalna, domyślnie widoczne całą dobę), opis, dowolna liczba kontaktów (np. wodzirej, fotograf) i zdjęcie hero.

Tak jak przy konferencjach, każdy wpis dostaje własny, dedykowany kod QR. Kluczowa różnica: widoczność tej zakładki u gościa jest wyłącznie po zeskanowaniu tego konkretnego kodu - zwykłe kody hotelowe (np. z pokoju) nigdy jej nie pokazują, a raz zeskanowany kod zostaje zapamiętany na telefonie gościa, niezależnie od tego, jakie inne kody hotelowe skanuje później.

Nazwa, opis i etykiety kontaktów tłumaczą się automatycznie razem z resztą treści (Premium/Enterprise) - telefon i daty zostają w oryginalnej formie.

Zakładka Informacje

Lista kontaktów wewnętrznych hotelu (recepcja, restauracja, SPA) dostępna od planu Pro - rozwiązuje sytuację, w której gość dzwoni na recepcję tylko po to, żeby dostać numer do czegoś innego. Od Premium dochodzi rozwijane FAQ z najczęstszymi pytaniami gości - godziny wymeldowania, hasło WiFi, zasady basenu. To dokładnie te 60-70% pytań, które normalnie codziennie obciążają recepcję tymi samymi odpowiedziami, teraz dostępne bez konieczności pytania kogokolwiek.

Zakładka Wellness

Godziny SPA, basenu i siłowni, dostępne od planu Pro - rozwiązuje klasyczne "czy basen jest dziś otwarty" zadawane po raz setny w sezonie. Możesz dodać dowolną liczbę obiektów (np. "Sauna", "Basen", "Siłownia"), każdy z własnymi godzinami i opcjonalną ceną, plus przycisk rezerwacji prowadzący prosto do kontaktu - gość rezerwuje masaż bez szukania numeru telefonu po całej stronie.

Zakładka Statystyki

Od planu Premium widzisz ile osób skanuje Twój kod QR - dziś, w ostatnich 7 i 30 dniach, plus wykres trendu. To odpowiada na pytanie, którego bez tego nie da się zadać: czy w ogóle ktoś korzysta z tego, co wdrożyłeś? W Enterprise dodatkowo rozbicie per lokalizacja - pokazuje dokładnie, gdzie w hotelu rodzą się pytania gości, nie tylko że w ogóle się pojawiają.

W planie Premium widzisz też skany per konferencja i per wydarzenie ślubne/imprezowe, jeśli z nich korzystasz - dokładnie wiesz, ile osób zeskanowało kod danego wydarzenia, a nie tylko że w ogóle ktoś skanował.

Zakładka Konto

Tu zmieniasz hasło logowania i zarządzasz zespołem - dodajesz kolejne osoby z recepcji, które mogą logować się do panelu własnym loginem i hasłem (limit kont zależy od planu). Rozwiązuje to problem współdzielonego hasła między zmianami - każda osoba ma swój dostęp, więc wiadomo, kto faktycznie zaktualizował menu czy dodał wydarzenie, bez zgadywania.

Plany i co która funkcja wymaga

Aktualny cennik zawsze znajdziesz na stayagenda.app/#cennik.