Co się zmienia dla hoteli od 1 stycznia 2027 - KSeF, opłata miejscowa, płaca minimalna

Pierwszy tydzień stycznia to w hotelu zwykle odsypianie po sylwestrze: mniejsze obłożenie, ostatnie wymeldowania po długim weekendzie, czas na inwentaryzację. W 2027 roku tego samego dnia wchodzą trzy zmiany, które dotykają recepcji, księgowości i grafiku jednocześnie. Paragon z NIP przestaje być fakturą. Hotel ma przestać być inkasentem opłaty miejscowej i zostać jej płatnikiem. A płaca minimalna rośnie do 4950 zł, razem z dodatkiem za nocną zmianę.

Nie wszystkie trzy są równie pewne. Dwie są przesądzone, trzecia na dzień pisania tego tekstu (2 października 2026) czeka na podpis prezydenta. Poniżej każda z osobna: co dokładnie się zmienia, gdzie w hotelu to zaboli i co da się ustawić jeszcze przed grudniowym szczytem, a nie w pierwszym tygodniu stycznia.

Paragon z NIP przestaje być fakturą

Dziś paragon z NIP nabywcy na kwotę do 450 zł brutto (albo 100 euro) jest fakturą uproszczoną. Do 31 grudnia 2026 r. taki paragon nie trafia do KSeF. Do końca roku działa też przepis przejściowy, który pozwala wystawiać faktury na kasie rejestrującej.

Od 1 stycznia 2027 r. oba wyjątki znikają. Kasa służy już tylko do paragonów, a do każdego paragonu z NIP, niezależnie od kwoty, trzeba wystawić fakturę ustrukturyzowaną w KSeF (oznaczaną jako FP, faktura do paragonu). Gość dalej może poprosić o paragon z NIP. Różnica polega na tym, że za każdym takim paragonem idzie teraz osobny dokument w KSeF.

Gdzie to boli w hotelu

Firmowy gość za sam pokój i tak zwykle dostaje pełną fakturę, więc przy rachunku za nocleg niewiele się zmienia. Gorzej z drobną sprzedażą obok pokoju: kolacją w restauracji, kawą w lobby barze, parkingiem, wejściem do strefy SPA. Gość w delegacji prosi przy barze o "paragon z NIP" za kolację za 120 zł. Dziś to koniec sprawy. Od stycznia za tym paragonem idzie faktura w KSeF. Przy grupie szkoleniowej, w której kilkanaście osób robi to samo przez trzy wieczory, uzbiera się kilkadziesiąt dokumentów, których wcześniej nie było.

Druga rzecz to moment, w którym pada pytanie o NIP. Od 2020 r. fakturę do paragonu można wystawić tylko wtedy, gdy NIP nabywcy jest na paragonie. Jeśli gość przypomni sobie o fakturze dopiero przy wymeldowaniu, a paragon jest już wydrukowany bez NIP, wystawienie do niego faktury grozi hotelowi sankcją w wysokości 100% VAT z tej faktury. To nie jest teoria: w 2025 r. serwisy podatkowe opisywały ten problem właśnie na przykładzie hotelu.

Dla porządku: sam obowiązek wystawiania faktur w KSeF to osobny harmonogram. Duże firmy weszły do systemu 1 lutego 2026 r., pozostali podatnicy VAT 1 kwietnia 2026 r. Tylko najmniejsi, których sprzedaż na fakturach nie przekracza 10 tys. zł brutto miesięcznie, mogą wystawiać faktury poza KSeF do końca 2026 r. Hotel, który wystawia faktury na więcej, jest więc w KSeF od wiosny. Nowością od stycznia jest zniknięcie wyjątku dla paragonów.

Co ustawić przed grudniem

• Ustal z księgową i dostawcą programu, kto i w czym wystawia fakturę do paragonu. Recepcja w programie hotelowym, księgowość zbiorczo, a może restauracja na własnej kasie? Lepiej, żeby odpowiedź istniała przed pierwszym takim paragonem w styczniu.
• Przenieś pytanie "na firmę czy prywatnie?" na początek. Przy zameldowaniu i przy zamówieniu w restauracji, nie przy zamykaniu rachunku. NIP musi trafić do kasy, zanim paragon się wydrukuje.
• Zapytaj księgową, czy usługi dodatkowe gościa firmowego mogą u Ciebie trafiać na rachunek pokoju i jedną fakturę przy wymeldowaniu, zamiast osobnego paragonu z NIP przy każdej kolacji. To pytanie do księgowej, nie decyzja recepcji.
• Przeszkol zmianę, która będzie pracować 2 stycznia. Pierwsze dni roku to często najsłabiej obsadzone zmiany, a nowa procedura spotka się z gośćmi po sylwestrze, którzy chcą się szybko wymeldować.

Opłata miejscowa: hotel z inkasenta staje się płatnikiem

Stan na 2 października 2026 r.: ustawę zmieniającą zasady opłaty miejscowej i uzdrowiskowej uchwalił Sejm, a Senat przyjął ją pod koniec września bez poprawek. Teraz czeka na podpis prezydenta, który może ją podpisać, zawetować albo skierować do Trybunału Konstytucyjnego. Wszystko, co niżej, dotyczy tekstu przyjętego przez parlament i ma obowiązywać od 1 stycznia 2027 r. pod warunkiem, że ustawa wejdzie w życie.

Dziś gmina może wyznaczyć hotel na inkasenta, czyli kogoś, kto zbiera opłatę w jej imieniu. Po zmianie obiekt noclegowy zostaje płatnikiem z mocy ustawy, od hotelu po pensjonat i kwaterę prywatną. To różnica większa, niż brzmi. Płatnik nie tylko przekazuje to, co zebrał. Oblicza opłatę, pobiera ją i rozlicza z gminą, a do tego odpowiada za opłatę, której nie pobrał, i za pobraną, ale niewpłaconą.

Co konkretnie przewiduje ustawa:

• Rejestr opłat, pobranych i niepobranych, prowadzony osobno dla każdego obiektu.
• Rozliczenie z gminą do 15. dnia następnego miesiąca: informacja o kwocie pobranych opłat i wpłata na konto gminy.
• Wynagrodzenie za terminowe wpłaty w wysokości co najmniej 10% pobranych opłat. Rada gminy może je podnieść.
• Wyższe stawki maksymalne: 5 zł za osobę za dobę w przypadku opłaty miejscowej, 5,50 zł w miejscowościach na obszarach ochrony uzdrowiskowej, do 6,86 zł w przypadku opłaty uzdrowiskowej. Ustawa wyznacza górną granicę, konkretną stawkę ustala rada gminy.
• Opłata za nocleg, nie za cel pobytu. Liczy się skorzystanie z co najmniej jednego noclegu, niezależnie od powodu przyjazdu, więc płaci także gość w delegacji.

Ostatni punkt najmocniej odczują hotele konferencyjne i miejskie. Pracownik na szkoleniu czy w delegacji zobaczy na rachunku pozycję, której wcześniej nie widział, i zapyta o nią na recepcji, najczęściej w porannej kolejce do wymeldowania. Jeśli opłata miejscowa w Twojej gminie obowiązuje, warto mieć gotowe jedno zdanie wyjaśnienia: ile wynosi, za co jest i dlaczego dotyczy także podróży służbowej.

Co zrobić teraz, a co dopiero po podpisie

• Teraz: zapytaj dostawcę programu hotelowego, czy wygeneruje rejestr opłat pobranych i niepobranych dla każdego obiektu osobno i miesięczne zestawienie dla gminy. To pytanie nic nie kosztuje, a odpowiedź "pracujemy nad tym" w październiku jest lepsza niż w styczniu.
• Teraz: sprawdź, czy Twoja gmina w ogóle pobiera opłatę miejscową albo uzdrowiskową i w jakiej wysokości. Po zmianie przepisów gminy mogą zmieniać uchwały i stawki.
• Po podpisie: zaktualizuj cenniki, regulamin i informacje w rezerwacjach tam, gdzie opłata jest wymieniona z kwotą.

Płaca minimalna: 4950 zł i 32,30 zł za godzinę

Tu nie ma niepewności. Rozporządzenie jest opublikowane w Dzienniku Ustaw. Od 1 stycznia 2027 r. minimalne wynagrodzenie wynosi 4950 zł brutto (w 2026 r. 4806 zł), a minimalna stawka godzinowa dla umów zlecenia 32,30 zł brutto (w 2026 r. 31,40 zł). W hotelarstwie, gdzie sporo osób pracuje za najniższą krajową albo na zleceniu w sezonie, to po prostu wyższa podstawa całego budżetu płac.

Łatwo przeoczyć drugi efekt. Dodatek za pracę w porze nocnej wynosi 20% stawki godzinowej liczonej od płacy minimalnej (art. 151⁸ Kodeksu pracy), więc też rośnie. Do tego zmienia się z miesiąca na miesiąc, bo zależy od liczby godzin pracy w danym miesiącu. Hotel z całodobową recepcją albo nocnym portierem odczuje to w każdym grafiku.

• Umowy zlecenia na ferie, podpisywane w grudniu na styczeń i luty, muszą już uwzględniać 32,30 zł za godzinę.
• Budżet na 2027 r. licz od nowej kwoty, łącznie z dodatkami nocnymi, a nie od tegorocznej stawki z prostym procentem "na zapas".

I jeszcze jedna data: 15 marca 2027

Nie wchodzi w życie 1 stycznia, ale wypada w tym samym kwartale. Skategoryzowane hotele i motele mają czas do 15 marca 2027 r., żeby dostosować się do znowelizowanego rozporządzenia w sprawie obiektów hotelarskich: WiFi w pokojach i częściach wspólnych, nowy sposób liczenia metrażu, materiały o bezpieczeństwie po angielsku. Szczegóły opisaliśmy w tekście o nowych przepisach hotelarskich 2026. Jeśli planujesz przegląd procedur pod KSeF i opłatę miejscową, zrób przy okazji i ten, zamiast wracać do tematu w lutym.

Gdzie w tym pasuje StayAgenda

Każda z tych zmian w końcu zamienia się w pytanie gościa. "Czy dostanę fakturę za kolację?", "Co to za opłata na rachunku?", "Gdzie podać NIP?". Takie odpowiedzi warto mieć w jednym wpisie w FAQ, widocznym przez kod QR, zanim gość stanie w kolejce do recepcji. StayAgenda tłumaczy go automatycznie na kilka języków, więc gość z zagranicy też go przeczyta. Kiedy gmina zmieni stawkę opłaty miejscowej, poprawiasz jedną liczbę w panelu, a nie kartki w pokojach.

Podsumowanie

1 stycznia 2027 r. dla hotelu to nie jedna zmiana, tylko trzy naraz. Paragon z NIP przestaje być fakturą i każdy taki paragon pociąga za sobą dokument w KSeF. Hotel ma zostać płatnikiem opłaty miejscowej, który odpowiada także za to, czego nie pobrał (jeśli prezydent podpisze ustawę). Płaca minimalna rośnie do 4950 zł, a razem z nią dodatek nocny. Większość tego da się przygotować w październiku i listopadzie jedną rozmową z księgową i jedną z dostawcą programu. Gorzej, jeśli trzeba będzie to wymyślać 2 stycznia, przy najmniejszej obsadzie w roku.