System QR dla pensjonatu i agroturystyki - jak obsłużyć gości bez recepcji i bez dodatkowego etatu

Szósta rano w niewielkiej agroturystyce pod Bukowiną Tatrzańską. Gospodyni jest już w kuchni - piecze chleb na śniadanie dla ośmiu zajętych pokoi w ten sierpniowy weekend. Telefon dzwoni po raz trzeci: gość z pokoju nr 4 pyta, czy da się wymeldować o 13 zamiast o 11. Odbiera z rękami w mące, bo nie ma nikogo innego, kto mógłby to zrobić - nie ma recepcji, nie ma zmiennika, jest tylko ona.

To nie jest scenariusz z hotelu, który "akurat ma mniejszą recepcję". To zupełnie inny punkt startowy - i większość rozwiązań reklamowanych jako "system QR dla hoteli" milcząco zakłada ten pierwszy, nie drugi.

To nie jest problem recepcji - to problem jednej osoby, która robi wszystko

Pensjonat jako kategoria zaczyna się formalnie od minimum siedmiu pokoi i całodziennego wyżywienia dla gości - tak definiuje go ustawa o usługach hotelarskich. Prawo nie wymaga przy tym fizycznego stanowiska recepcji czynnego całą dobę - liczy się zapewniony kontakt z gościem, niekoniecznie osoba siedząca za ladą. W praktyce oznacza to, że tysiące pensjonatów i gospodarstw agroturystycznych w Polsce działa dokładnie tak, jak w scenariuszu wyżej: jedna osoba (czasem dwie, rodzinnie) ogarnia jednocześnie kuchnię, sprzątanie, pole albo zwierzęta gospodarskie i wszystkie pytania gości, które akurat przychodzą.

Pisaliśmy już osobno o tym, jak zadbać o gościa przyjeżdżającego wieczorem, gdy recepcja jest zamknięta - tam problemem był brak kogokolwiek na miejscu po godzinach. Tutaj chodzi o coś innego: ktoś na miejscu jest cały czas, tylko robi akurat coś zupełnie innego niż odbieranie telefonu.

Dlaczego oferty "dla hoteli" rzadko trafiają w ten problem

Większość systemów QR na rynku - od cyfrowych menu po kompleksowe informatory - mówi wprost do hotelu: z personelem, czasem z działem IT, z myślą o odciążeniu konkretnego stanowiska pracy. Szukając w Google frazy w rodzaju "qr menu dla pensjonatu", trafia się na te same strony co właściciel stupokojowego resortu, tylko gdzieś w treści dopisane jest przy okazji słowo "pensjonat". Rozłożyliśmy już osobno całą kategorię systemów QR dla hoteli i to, czym się różnią systemy transakcyjne od informacyjnych - tamten podział zakłada jednak, że jest komu przypisać zadanie "obsłuż to". W pensjonacie czy agroturystyce zwykle nie ma komu - jest jedna osoba i lista rzeczy do zrobienia, która się nie kończy.

Co realnie zabiera czas - i co można zdjąć kodem QR

W obiekcie bez stałej obsługi te same pytania wracają z dnia na dzień, tylko nie ma do kogo ich skierować poza właścicielem:

• O której i gdzie jest posiłek - w agroturystyce często to konkretna godzina ustalona z góry, bo gospodyni gotuje dla wszystkich naraz, nie bufet dostępny cały ranek jak w hotelu.
• Hasło do WiFi - w obiektach na wsi zasięg bywa słaby, a router często stoi po drugiej stronie budynku niż pokoje, więc pytanie wraca częściej niż w mieście.
• Czy można przyjechać z psem i na jakich zasadach - częste pytanie w gospodarstwach, które same trzymają zwierzęta, a nie mają jasno spisanych zasad dla gości.
• Co jest w okolicy - szlak, wypożyczalnia rowerów, najbliższy sklep - pytania, które w hotelu z recepcją trafiają do konsjerża, a tu trafiają wprost do właściciela.
• Kontakt w pilnej sprawie - gdy właściciel jest w polu albo w kuchni i fizycznie nie słyszy telefonu, gość powinien mieć gdzie sam sprawdzić odpowiedź, zanim zacznie dzwonić po raz kolejny.

Żadne z tych pytań nie wymaga rozmowy z konkretną osobą - to czysta informacja, która raz zapisana, może czekać na gościa o każdej porze, niezależnie od tego, czy właściciel akurat piecze chleb, dogląda kur czy śpi.

Sezonowość - nikogo nie da się "dorzucić na pół etatu"

Wiele agroturystyk i małych pensjonatów ma ostry sezon - kilka pełnych miesięcy latem albo kilka długich weekendów w roku, resztę czasu obiekt stoi w dużej mierze pusty. Zatrudnienie kogoś choćby na kilka tygodni tylko po to, żeby odbierał telefony w najgorętszym okresie, rzadko się kalkuluje przy skali kilku czy kilkunastu pokoi - trzeba tę osobę znaleźć, przeszkolić i zapłacić jej za pracę, która w dużej mierze polega na powtarzaniu tych samych czterech odpowiedzi. Kod QR nie wymaga tego cyklu wcale - raz uzupełniona treść działa identycznie w szczycie sezonu i poza nim, bez żadnego wdrożenia nowej osoby.

Hotel z recepcją a pensjonat bez recepcji - inny punkt startowy

Gdzie w tym miejscu jest StayAgenda

StayAgenda nie wymaga integracji z żadnym systemem PMS ani działu IT do wdrożenia - dla obiektu bez recepcji to akurat główny warunek, nie dodatek. Gość skanuje kod przy wejściu albo w pokoju i widzi godziny posiłków, hasło WiFi, zasady dotyczące zwierząt i kontakt w pilnej sprawie, bez instalowania żadnej aplikacji. Zmianę - inna godzina śniadania w niedzielę, nowy numer telefonu - właściciel wprowadza sam z telefonu w dwie minuty, dokładnie wtedy, gdy ma na to chwilę, nie wtedy, gdy zdąży pojechać do drukarni po nową kartkę.

Automatyczne tłumaczenie treści przydaje się akurat tu bardziej, niż mogłoby się wydawać - obiekty na wsi i nad wodą coraz częściej przyjmują gości zza granicy z jednej rezerwacji na Booking.com, bez żadnego wcześniejszego przygotowania językowego.

Podsumowanie

System QR dla pensjonatu czy agroturystyki to nie mniejsza wersja systemu dla hotelu - to rozwiązanie zupełnie innego problemu. Hotel z recepcją odciąża konkretne stanowisko pracy. Właściciel obiektu bez recepcji odciąża samego siebie, bo nikogo innego, na kogo mógłby przełożyć te same pytania, po prostu nie ma. Im mniejszy obiekt i im mniej rąk do pracy, tym mocniej się to liczy - nie jako dodatek, tylko jako pierwszy krok.